關于印發《海南省〈社會保險業務  檔案管理規定(試行)實施辦法〉》的通知  瓊人社發〔2011〕295號  (備案號:QSF-2011-210012)

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來源:海南省人力資源和社會保障廳

關于印發《海南省〈社會保險業務

檔案管理規定(試行)實施辦法〉》的通知

瓊人社發〔2011〕295號 (備案號:QSF-2011-210012)


各市、縣、洋浦經濟開發區、人力資源和社會保障(人事勞動保障)局、檔案局、地方稅務局:
為貫徹人力資源和社會保障部、國家檔案局《社會保險業務檔案管理規定(試行)》,根據《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》(人社廳發[2010]55號)要求,海南省人力資源和社會保障廳、海南省檔案局、海南省地方稅務局聯合制定了《海南省〈社會保險業務檔案管理規定(試行)實施辦法〉》,現印發給你們,請遵照執行。

一一年十一月十四日












海南省《社會保險業務檔案管理規定

(試行)》實施辦法


第一章 總則

第一條 為加強社會保險業務檔案管理,維護社會保險業務檔案的真實、完整和安全,維護參保對象的社保權益,根據《社會保險業務檔案管理規定(試行)》、《海南省檔案管理辦法》的有關規定,結合我省實際情況,制定本實施辦法。
第二條 全省各級依法管理社會保險業務檔案的社會保險業務經辦機構(以下簡稱各級社會保險經辦機構)和社會保險費征收機關,適用本實施辦法。
第三條 本實施辦法所稱社會保險業務檔案(以下簡稱社保業務檔案),是指社會保險經辦機構和社會保險費征收機關在辦理社會保險業務過程中,直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的文件材料。
第四條 省、市(縣)人力資源和社會保障行政部門負責本轄區社保業務檔案管理工作的組織領導,各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關負責社保業務檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀和利用等管理工作,并接受同級檔案行政管理部門的業務指導。


第二章 機構與職責

第五條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應明確分管社保業務檔案的領導,將社保業務檔案工作列入領導的議事日程。設立綜合檔案室,配備具有檔案專業知識或持有上崗證書的檔案管理人員,集中統一管理各種門類和各種載體的檔案。
第六條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應建立健全和認真落實社保業務檔案歸檔、移交、保管、保密、利用、鑒定、銷毀等檔案管理制度,保證社保業務檔案歸檔齊全完整,保管安全,存放有序,有效利用,嚴防毀損、遺失和泄密。
第七條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應建立檔案工作崗位責任制,把社保業務文件材料的收集、整理、移交工作納入相關的工作程序,列入相關人員的崗位責任,并嚴格考核,確保應歸檔文件材料的真實、準確和完整。


第三章 整理與歸檔

第八條 社保業務檔案實行業務部門預歸檔原則。各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關業務部門應遵循社會保險業務工作的流程,本著誰辦理、誰整理、誰歸檔的原則,按照《社會保險業務文件材料歸檔范圍與保管期限表》(附件2)規定的歸檔范圍,及時對已辦結的社保業務文件材料進行積累、規范整理,完成預歸檔工作,并依據實際情況定期向本單位綜合檔案室移交。
業務部門和綜合檔案室在進行檔案交接時,要認真核對移交清單,并履行簽章手續。移交清單一式兩份,業務部門和綜合檔案室各存一份。
第九條 綜合檔案室在接收各業務部門移交的預歸檔檔案后,應檢查案卷質量是否符合要求,并進行統一的編號編目工作,完成最終的歸檔工作。
第十條 社保業務檔案分類應按照社會保險業務經辦的規律和特點,以方便整理歸檔、保管和檢索利用為原則,采用年度-險種-業務環節的分類方法進行分類、管理。
社保業務文件材料類別及其代碼分別為:社會保險管理類(Sgl)、社會保險費征繳類(Szj)、養老保險待遇類(Syl)、醫療保險待遇類(Syb)、失業保險待遇類(Ssb)、工傷保險待遇類(Sgs)、生育保險待遇類(Ssy)、社會保險業務統計報表類(Stj)、社會保險稽核監管類(Sjh)。
第十一條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應依據《社會保險業務文件材料歸檔范圍與保管期限表》對社保業務文件材料進行分類、組卷。不同年度、不同險種、不同業務環節的社保業務文件材料應歸入不同案卷,不得混合組卷。
第十二條 社保業務檔案的保管期限分為永久和定期兩種,定期保管期限分為10年、30年、50年、100年。各種社保業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務文件材料歸檔范圍與保管期限表》執行。
社保業務檔案的保管期限,自形成之日的次年1月1日開始計算。
第十三條 社保業務文件材料以為單位進行裝訂,裝訂時,主表在前,附件在后;審核結果在前,審核依據在后;重要憑證在前,次要憑證在后。每件文件之間應保持有機聯系、銜接有序。裝訂成冊的統計報表,可視為一
以件為單位裝訂的文件,應在文件首頁上端空白處的居中位置加蓋檔號章(見附件1的圖示1),并填寫相關項目。
第十四條 頁號的編寫。以為單位編寫頁號,有書寫內容的頁面應編寫頁號,正面編寫在其右上角,背面編寫在其左上角。
第十五條 歸檔的社保業務文件材料應規范編制卷內目錄與案卷目錄(見附件1的圖示2、3),規范填寫卷內備考表、案卷盒封面及案卷盒盒脊(見附件1的圖示4、5、6)。
各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應采用檔案行政管理部門推廣的專業檔案管理軟件對檔案目錄進行錄入,為日后準確快速的提供利用創造條件。
第十六條 社保業務檔案案卷采用無酸紙盒包裝。各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應統一到省檔案服務中心購買或定做,以便統一格式,保證檔案盒制成材料的質量。檔案盒的外表面規格為:305㎜×220㎜,厚度分別為20㎜、30㎜、40㎜、50㎜四種。特殊文件材料可定制特殊的檔案盒包裝。
卷內目錄、案卷目錄、卷內備考表規格為297㎜×210㎜(A4紙規格)。
第十七條 各類社保業務文件材料中涉及電子文件、數碼照片、錄音、錄像材料的,應按《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)、《海南省數碼照片檔案管理暫行規定》和《海南省音像檔案管理暫行規定》進行歸檔保存。


第四章 管理與利用

第十八條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應設置專門的檔案庫房,集中保管社保業務檔案。
庫房應配備溫濕度測量、除濕、空氣調節、滅火、吸塵、消毒殺菌等設備。認真做到防火、防高溫、防強光、防水、防潮、防盜、防塵、防蟲、防污染等。
第十九條 綜合檔案室應建立必要的登記和統計制度,對檔案的接收、移出、保管、利用等情況進行準確的統計。
第二十條 屬永久和定期100年保存的社保業務檔案在各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關保管滿10年后,應向同級檔案館移交。保管條件不符合要求的經辦機構和社會保險費征收機構,可提前向同級檔案館移交。
第二十一條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應加強社保業務檔案信息化建設,在設計開發社會保險業務管理信息系統時,應充分考慮檔案管理的要求,逐步實現經辦業務與檔案歸檔管理的一體化。
第二十二條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應建立檔案借閱制度,依法為參保單位、參保個人提供檔案信息查詢服務。查閱利用檔案應辦理借閱手續。借閱檔案應在閱覽室內進行,因特殊情況需要將檔案借出的,須經保管單位分管領導批準。


第五章 鑒定與銷毀

第二十三條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應對保管期限已滿的社保業務檔案進行鑒定。
鑒定工作應由社會保險經辦機構和社會保險費征收機關相關負責人、業務人員和檔案管理人員,以及同級人力資源和社會保障行政管理部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。
鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短,有必要繼續保存的,應當重新確定保管期限。
第二十四條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關對經過鑒定可以銷毀的檔案,應編制銷毀檔案清冊,報同級人力資源和社會保障行政部門備案,經各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關主要負責人批準后銷毀。
未經鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。
社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應派2人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名,并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。


第六章 獎懲

第二十五條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關應根據《中華人民共和國檔案法》、《海南市檔案管理辦法》的要求,按照國家和我省有關規定對在社保業務檔案收集、整理、保管、搶救和提供利用等工作中做出突出貢獻的檔案人員給予表彰和獎勵。
第二十六條 各級社會保險經辦機構和社會保險費征收機關有下列行為之一的,限期改正,并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;給參保單位或者個人造成損失的,依法承擔賠償責任:
(一)不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的;
(二)偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;
(三)玩忽職守,造成檔案遺失、毀損的;
(四)違規提供、抄錄檔案,泄漏單位或者個人信息的;
(五)違反社保業務檔案管理有關規定和國家檔案法律、法規的其他行為。


附則

第二十七條 省級社會保險經辦機構和社會保險費征收機構可根據本辦法的規定,結合工作實際,制定實施細則,報省人力資源和社會保障廳、省檔案局備案。
第二十八條 本辦法由海南省檔案局、海南省人力資源和社會保障廳、海南省地方稅務局按職責分工進行解釋。

第二十九條  本辦法自發布之日起施行。


附件

1:檔號章式樣;卷內目錄式樣;案卷目錄式樣;卷內備考表式樣;案卷封面式樣;案卷盒脊式樣

2:社會保險業務文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表